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追求檔案管理的新境界——公司檔案室建設(shè)風(fēng)采錄

2012/11/16 10:36:47       

近日,神華集團(tuán)公司通報(bào)了2011年度檔案工作考核結(jié)果,公司被評(píng)為A級(jí)第一名單位暨檔案管理優(yōu)秀單位。為了真實(shí)地展現(xiàn)公司檔案室風(fēng)采,讓更多的人了解檔案工作,感受檔案文化,記者走進(jìn)公司檔案室進(jìn)行了實(shí)地采訪。
 
數(shù)字化檔案管理
 
公司檔案室的前身可以追溯到1998年,原檔案室是低矮的二層小樓和一排平房的普通建筑。庫房和辦公用房加起來也不足1000平方米。“隨著公司的不斷發(fā)展,檔案逐步增多,原來檔案室的庫房爆滿,空間嚴(yán)重不足,許多新增檔案無處存放,而且房屋的質(zhì)量和結(jié)構(gòu)也同檔案管理的規(guī)范不相符,檔案安全管理更是沒有保證!睂(duì)當(dāng)年檔案室設(shè)施的記憶,檔案室主任劉春科如是說。
 
 在公司領(lǐng)導(dǎo)的重視下,為滿足由傳統(tǒng)的檔案管向數(shù)字檔案館發(fā)展的建設(shè)需要,2009年,公司在檔案室原址上重新修建檔案樓。2010年9月,檔案室全員搬入新建檔案館開始辦公。新建樓建筑面積7463平方米,庫區(qū)面積設(shè)計(jì)4383平方米,庫容量可達(dá)50余萬卷。新樓按照《檔案館建筑規(guī)范》設(shè)計(jì)施工,樓內(nèi)建設(shè)了氣體和水噴淋滅火,影像監(jiān)控,庫房溫濕度監(jiān)控,中央空調(diào),智能門禁,加濕等多套智能化系統(tǒng),設(shè)置了集中監(jiān)控室,配備了智能化和手動(dòng)密集架,基本裝備一應(yīng)俱全。
 
 同時(shí)建立起了數(shù)字化生產(chǎn)流水線,配置了各式掃描儀、圖紙打印機(jī)、刻錄機(jī)、照相機(jī)、網(wǎng)絡(luò)硬盤盒等設(shè)備,為公司能自主進(jìn)行部分紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工打下了基礎(chǔ)。2002年,公司建立了檔案局域網(wǎng),配備了網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件,實(shí)現(xiàn)了檔案檢索目錄的微機(jī)管理,網(wǎng)絡(luò)檢索利用。
 
公司檔案室先后經(jīng)過2006年和2011年兩次大規(guī)模檔案數(shù)字化加工工程的實(shí)施,目前已形成目錄數(shù)據(jù)75萬條,原文數(shù)據(jù)3TB。數(shù)字檔案館具有工作效率高、存儲(chǔ)容量大、隨時(shí)隨地查閱等優(yōu)點(diǎn)。目前,全公司29個(gè)基層檔案室,已有26個(gè)啟用了神東數(shù)字化檔案管理系統(tǒng),建立了檔案檢索目錄數(shù)據(jù)庫,實(shí)現(xiàn)了檔案信息的集中存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)檢索和信息共享。
 
強(qiáng)化檔案隊(duì)伍建設(shè)
 
公司檔案室努力打造能夠適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的高素質(zhì)檔案工作隊(duì)伍。公司采取內(nèi)培與外培相結(jié)合的方式,堅(jiān)持抓檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn),先后組織檔案管理員到檔案工作先進(jìn)單位對(duì)標(biāo)學(xué)習(xí)。2012年2月,公司檔案室組織全體員工集中進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn),采取集體專題輔導(dǎo)和個(gè)人自學(xué)相結(jié)合的辦法,員工業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)不少于40學(xué)時(shí),月未進(jìn)行檔案專業(yè)知識(shí)考試,考試成績(jī)按得分的10%納入當(dāng)月員工績(jī)效考核,此次集中學(xué)習(xí)考試使員工整體業(yè)務(wù)水平得到進(jìn)一步提升。
 劉春科介紹說:“我們計(jì)劃用半年時(shí)間培養(yǎng)19名檔案業(yè)務(wù)骨干,掌握檔案管理全方位、全過程工作內(nèi)容,能夠獨(dú)立承擔(dān)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理和驗(yàn)收應(yīng)檢準(zhǔn)備工作的指導(dǎo),獨(dú)立解決檔案業(yè)務(wù)新問題,應(yīng)對(duì)新挑戰(zhàn)!

動(dòng)人的服務(wù)旋律
 
公司檔案室作為礦區(qū)最大的綜合性檔案室,統(tǒng)一管理公司機(jī)關(guān)各部室及中心區(qū)未設(shè)檔案室的單位所形成的檔案資料,承擔(dān)公司檔案保管、利用基地和公司檔案事業(yè)管理的責(zé)任;鶎哟蟮膯挝蛔栽O(shè)檔案室,負(fù)責(zé)本單位形成檔案的保管利用。公司檔案工作已經(jīng)建成了集中統(tǒng)一及專業(yè)化服務(wù)的管理體制。
 
2010年10月起,公司檔案室成立保管利用組,專門負(fù)責(zé)檔案庫房管理和檔案借閱利用工作,制定了借閱、登記、反饋、回訪的一系列制度,目前借閱利用服務(wù)滿意度反饋保持在100%.
 
單位借閱利用主要集中在證件辦理、工作查考、修史編志等方面。個(gè)人借閱利用則主要集中在職稱評(píng)定、退休補(bǔ)助金發(fā)放、住房押金退領(lǐng)等方面。
 
根據(jù)借閱需要,公司檔案室對(duì)土地證、房產(chǎn)證、安全生產(chǎn)許可證等檔案文件進(jìn)行了專題匯編。對(duì)歷年原煤產(chǎn)量、死亡人數(shù)、死亡率等企業(yè)重要數(shù)據(jù)進(jìn)行了摘抄匯編。
 
檔案室充分發(fā)揮檔案的原始憑證作用,使公司的檔案資料充分發(fā)揮其應(yīng)有的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。劉春科介紹說:“公司曾利用檔案室保存的檔案,根據(jù)國家有關(guān)技術(shù)改造項(xiàng)目國產(chǎn)設(shè)備投資的40%可以抵減企業(yè)新增所得稅的政策,成功為公司抵減新增所得稅12867萬元!

20多年來,公司積累了幾十萬卷檔案資料。公司現(xiàn)有61個(gè)全宗檔案,各類檔案約41.89萬卷(件、張、盤),資料6.59萬余冊(cè)。其中公司檔案室保管檔案23.76萬卷(件、張、盤),資料2.95萬冊(cè)。
 
榮譽(yù)背后的付出
 
2011年公司檔案室被中國煤炭工業(yè)協(xié)會(huì)評(píng)為檔案管理先進(jìn)集體,神華集團(tuán)2011年度檔案工作考核中,被評(píng)為A級(jí)第一名單位暨檔案管理優(yōu)秀單位。一系列榮譽(yù)的背后,寫滿員工的辛勤努力與付出。
 

檔案室保管利用科科長(zhǎng)高向麗,廣泛收集用戶借閱反饋信息,分析存在問題,努力從客戶角度來看待、分析、研究檔案借閱管理中需要改進(jìn)的地方,改善查詢方法和手段,努力提高查全率和查準(zhǔn)率,為客戶節(jié)省時(shí)間。她還編撰重點(diǎn)檔案專題目錄,提供檔案查閱線索,獲得了用戶的滿意!坝腥苏f過檔案工作很枯燥、很無味、很單調(diào),工作長(zhǎng)了沒前途。但我認(rèn)為,檔案工作能磨煉心志,只要沉下心來,敢于創(chuàng)新,樂于服務(wù),積極發(fā)揮主動(dòng)性,在檔案事業(yè)上同樣大有所為”。高向麗一直將這句話作為座右銘自勉。
 
檔案工作大多是基礎(chǔ)性、瑣碎性的工作,在不少人看來繁雜、枯燥。而在平凡的崗位上,檔案室員工始終任勞任怨,兢兢業(yè)業(yè)做好檔案收集、分類、整理等工作。他們堅(jiān)守平凡崗位,為推動(dòng)檔案工作科學(xué)化管理與利用水平,做出了不俗的業(yè)績(jī),也把檔案管理工作提升到了新的境界。

來源:神華集團(tuán)新聞中心

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